Informationen für die Veranstalter

Diese «ausserordentliche Lage» trifft auch uns schwer. Trotzdem ist dein Sport Service Manager (SSM) im Home-Office stets für dich da und wird im Falle einer Absage zusammen mit dir die für deinen Event beste Lösung finden, denn jeder Anlass ist speziell und hat eine andere Ausgangslage. Daher ist es uns besonders wichtig, dir beratend zur Seite zu stehen und dich von unseren Erfahrungen profitieren zu lassen.  

Die fehlende Planungssicherheit wirkt sehr hemmend. Datasport bietet dir aber mit alternativen Formaten oder Festinstallationen als Ergänzung oder Ersatz zum (unsicheren) Hauptlauf echte Lösungsmöglichkeiten. Die Vorteile sind vielschichtig: 

• Der Event geht nicht in Vergessenheit, was im Fall einer (erneuten) Absage durchaus passieren kann.
• Den Sportlern, die sich auf physischen Strecken messen wollen, wird etwas geboten.
• Den Sponsoren kann eine attraktive Plattform geboten werden.
• Geschickt inszeniert, wirft das Projekt einen finanziellen Gewinn ab.
• Der Kundenstamm kann bearbeitet werden, weil es etwas zu kommunizieren gibt.
• Bei Inszenierungen vor Ort können lokale Betriebe involviert werden.

Melde dich bei deinem Sport Service Manager. Er schaut mit dir, welches Format zu deiner Veranstaltung passt und sich am besten realisieren lässt.

In deinen Überlegungen zur Durchführung deines Events in der Schweiz müssen die Weisungen des Bundes sowie des Kantons, bei allen Veranstaltungen ausserhalb der Schweiz diejenigen der eigenen Behörden grundsätzlich befolgt werden. Dann solltest du abklären, ob es für dich aus logistischen Gründen eine Möglichkeit gibt, den Event zu verschieben, und ob es ein sinnvolles Verschiebedatum gibt. Ist dies nicht möglich, musst du die zu erwartenden Teilnehmerzahlen gegen die verbleibende Zeit, die Sponsorenverträge, den bisherigen Aufwand und den Aufwand, welcher bis zu einer nächsten Entscheidungsmöglichkeit intern und extern anfällt, abwägen.

Gerne unterstützen wir dich beratend in dieser schwierigen Entscheidung.

Eine Verschiebung ist in unseren Augen für viele Events eine sinnvolle Lösung, weil vielen Problemen, die durch eine Absage entstehen, aus dem Weg gegangen werden kann. So kriegen beispielsweise deine Sponsoren ihre Plattform und die Athleten ihr Rennen, während sich dein finanzieller Schaden im Rahmen halten dürfte. Allerdings gibt es dabei zu beachten, dass sich nicht zu viele Events am gleichen Tag im Herbst konkurrenzieren sollten.

Solltest du mit dem Gedanken spielen, deinen Event zu verschieben, sprich dich vorher unbedingt mit deinem SSM ab, damit wir dich beim optimalen Verschiebedatum beraten können. Sobald ein neuer Termin fix ist, gilt es die Athleten via Mail und SMS zu informieren.

Auch im Fall einer Verschiebung können Kosten anfallen, jedoch nur, wenn es Mehraufwand gibt. Darunter würden jene für die Kommunikation und jene für die Rückerstattungen fallen, sofern du solche überhaupt für diejenigen Athleten anbietest, welche am neuen Austragungsdatum nicht teilnehmen wollen. In beiden Situationen helfen wir nach Möglichkeit, diese Arbeiten möglichst effizient und mit minimalen Kosten für dich zu erledigen.

Wir verstehen uns als partnerschaftliches Dienstleistungsunternehmen und suchen deshalb mit jedem Veranstalter individuell die beste Lösung. Unser Ziel ist es, dass möglichst wenig Kosten für dich als Veranstalter generiert werden.

Sollte dein Event mehr als 60 Stunden vor der Abfahrt von Datasport abgesagt werden, verrechnen wir im Gegensatz zu anderen Dienstleistern keine Pauschalen für nicht erbrachte Leistungen, sondern stellen nur die effektiv erbrachten Aufwände aber keine Pauschalen in Rechnung. Dabei kannst du auf die Kulanz von Datasport als dein Partner zählen.

Muss dein Event sehr kurzfristig (weniger als 60 Stunden) vor der Abfahrt von Datasport abgesagt werden, wird theoretisch der gesamte Betrag fällig. Aber auch in solchen Fällen schauen wir gemeinsam mit dir als Veranstalter, welche Lösungen wir finden können, um die gemeinsamen Kosten zu reduzieren.

In beiden Fällen ist es wichtig, Datasport unmittelbar zu benachrichtigen, damit wir sofort auf die veränderte Situation reagieren können.

Eine Absage will gut überlegt sein, weil es mit dir, den Sponsoren, den Dienstleistungspartnern und den Sportlern verschiedene Betroffene gibt. Ganz wichtig ist es, dass du mit allen offen kommunizierst und die Vor- und Nachteile gut abwägst.

Wir empfehlen – sofern eine Verschiebung nicht infrage kommt – eine Absage sofort oder aber so bald wie möglich zu machen. Dabei ist wichtig, dass du den finanziellen Schaden möglichst geringhalten kannst. Wir versuchen dich diesbezüglich bestmöglich zu unterstützen, indem wir kulant sind und individuell mit dir schauen, dass wir möglichst keine Kosten auf deiner Seite generieren. 

Im Fall einer Absage bist du auf den Goodwill deiner Sponsoren und Sportler angewiesen. Versuche sie in dein Boot zu holen und dafür zu sorgen, dass sie dir helfen auch im nächsten Jahr noch präsent zu sein. Zeig den bereits angemeldeten Sportlern auf, wie wichtig jeder Franken für dich ist und erreiche so, dass sie auf eine Rückerstattung verzichten oder vielleicht Geld über unsere Spendenaktion für dich spenden. 

Es gibt sehr viele Möglichkeiten, wie mit den Anmeldungen und Startgeldern vorgegangen werden kann. Die richtige Lösung hängt von deinen individuellen Gegebenheiten und Bedürfnissen ab. Unsere SSM werden zusammen mit dir die für deinen Event beste Lösung ausarbeiten.

Hier eine Übersicht über einige Möglichkeiten:

• Die aktuellen Anmeldungen werden kostenlos aufs nächste Jahr übertragen (auch teilweise möglich).
• Die aktuell Angemeldeten erhalten einen Rabatt für Ihre Anmeldung im nächsten Jahr.
• Die Angemeldeten erhalten einen Datasport Gutschein mit dem ganzen Betrag oder einem Teilbetrag des Startgeldes.
• Die Anmeldungen werden den Teilnehmern ganz oder teilweise zurückbezahlt:
  • Eine Rückabwicklung über ursprünglich gebrauchte Zahlungsmittel ist aufgrund der entstehenden Gebühren nicht zu empfehlen.
  • Gerne informieren wir die Teilnehmer in deinem Namen und geben ihnen die Möglichkeit, ihre individuellen Zahlungsverbindungen zu hinterlegen.
  • Dabei kann dem Teilnehmer selbstverständlich auch die Option angegeben werden, das Startgeld dem Veranstalter zu spenden.
  • Anschliessend wickeln wir die Rückzahlungen für dich automatisiert ab. Die Rückzahlungen sind selbstverständlich auch teilweise möglich.
     

Die Beträge der Startgelder sind gemäss den allgemeinen Versicherungsbedingungen der Annullationskosten-Versicherung ERV bei Absage des Events nicht gedeckt.

Welche Ereignisse versichert sind, findest du hier.

Davon ausgehend, dass Grossveranstaltungen im Herbst wieder erlaubt sind, empfehlen wir, aktuell den Betrieb zu reduzieren, um Kosten zu sparen. Vorher solltest du aber überprüfen, ob deine AGB in der Anmeldung akzeptiert werden müssen, so dass du im Fall der Fälle abgesichert bist. Ebenso empfehlen wir, den Start der Online-Anmeldung zu verschieben oder eine laufende provisorisch zu schliessen.

Mach dir dann Gedanken dazu, wie du die Sportler für eine Teilnahme an deinem Event gewinnen willst. Im Herbst wird es ein Überangebot an Veranstaltungen geben. Sprich, die Konkurrenz ist grösser als normal. Der Hunger der Sportler aber allenfalls auch. Such allenfalls eine Kooperation mit Frühlingsveranstaltungen, welche für die Zukunft für beide befruchtend sein könnte.

Wir empfehlen neben der Anpassung der Online-Anmeldung eine regelmässige Information und Pflege des Kundenstamms via Newsletter und eine Bewerbung von neuen Kunden via unseren beliebten Datasport Newsletter, welcher an über eine halbe Million Sportler verschickt wird.