Informazioni per gli organizzatori

Il virus corona ci tiene saldamente in pugno ed è onnipresente nei media e in tutti i canali. Non c'è da stupirsi, visto che ci troviamo in una situazione molto grave in Svizzera, in Europa e nel mondo. Desideriamo sostenervi come organizzatore e darvi i migliori consigli possibili. 

Qui troverete le domande e le risposte più importanti, che aggiungeremo, se necessario, e terremo aggiornati.

Come mi può aiutare Datasport in questo momento?

Questa "situazione straordinaria" colpisce molto anche noi. Tuttavia, il vostro Sport Service Manager (SSM), operativo in Home Office, è a vostra disposizione e, in caso di annullamento, troverà insieme a voi la soluzione migliore per il vostro evento, perché ogni evento ha caratteristiche proprie. Per questo è molto importante per noi consigliarvi e farvi beneficiare della nostra esperienza.  
 

Quali opzioni ho come organizzatore?

La mancanza di sicurezza nella pianificazione ha un effetto molto inibitorio. Tuttavia, Datasport offre soluzioni reali con formati alternativi o installazioni permanenti come complemento o in sostituzione all’evento principale. I vantaggi sono molteplici:

  • L'evento non verrà dimenticato, cosa che può accadere in caso di cancellazione (soprattutto in caso di cancellazione due anni di fila).
  • Agli atleti che vogliono gareggiare su dei percorsi fisici viene offerto qualcosa.
  • Agli sponsor viene essere offerta una piattaforma attraente di comunicazione.
  • Gestito abilmente, il progetto genera un guadagno finanziario.
  • È un’occasione di interagire con i vostri atleti, perché c'è qualcosa da comunicare.
  • Le imprese locali possono essere coinvolte nella logistica sul posto.

Contatta il tuo Sport Service Manager. Analizzerà con te quale formato si adatta meglio al tuo evento e cosa può essere implementato.

Devo annullare il mio evento?

Nel decidere se procedere allo svolgimento della vostra manifestazione, in Svizzera dovrete considerare le direttive impartite dalla confederazione e dal vostro cantone, per gli eventi al di fuori della Svizzera vi invitiamo a seguire le disposizioni delle autorità pubbliche locali. Vi suggeriamo di verificare se c'è la possibilità di posticipare l'evento trovando una data di rinvio ragionevole. Se questo non è possibile, consigliamo di valutare il possibile numero di partecipanti rispetto al tempo per la campagna iscrizioni rimasto, i contratti di sponsorizzazione, ciò che è stato speso finora, in termini di attività e costi, e ciò che deve ancora essere effettuato  fino alla prossima decisione interna o delle autorità pubbliche.

Saremo lieti di sostenervi in questa difficile decisione con la nostra consulenza.

Cosa devo considerare in caso di rinvio?

A nostro avviso, un rinvio è per molti eventi una soluzione ragionevole, perché evita parecchi problemi causati da un annullamento. Ad esempio, i vostri sponsor ricevono i loro spazi e gli atleti possono partecipare alla gara, mentre la vostra perdita finanziaria dovrebbe rimanere circoscritta entro limiti ragionevoli. Tuttavia, va considerata l’eventualità che diversi eventi si facciano concorrenza nel periodo autunnale.

Se state pensando di rinviare il vostro evento, assicuratevi di parlarne in anticipo con il vostro SSM che vi potrà consigliare la data migliore per il rinvio. Non appena viene fissata una nuova data, gli atleti devono essere informati via e-mail e SMS. 

Anche in caso di rinvio possono esserci dei costi, dovuti ai servizi aggiuntivi. Per esempio: i costi di comunicazione e i rimborsi, se consentiti a tutti gli atleti che non desiderano partecipare all’evento nella nuova data. In entrambi i casi, vi aiuteremo nel modo più efficiente possibile e a costi minimi. 

Cosa devo considerare in caso di annullamento?

L’annullamento della manifestazione deve essere valutato con attenzione, perché sono diversi i soggetti coinvolti: voi, gli sponsor, i fornitori e gli atleti. È molto importante comunicare apertamente con tutti loro e valutare attentamente i pro e i contro.

Si consiglia - se un rinvio è fuori questione - di annullare immediatamente o il più presto possibile. Infatti, è molto importante limitare la perdita finanziaria. Per questo, cercheremo di sostenervi nel miglior modo possibile e con la massima disponibilità da parte nostra, valutando la situazione individualmente con voi, per assicurarci di non generare alcun costo inutile. 

In caso di annullamento, dovete cercare di far leva sulla disponibilità al sostegno economico di sponsor e atleti. Cercate di coinvolgerli e assicuratevi che vi aiutino a essere presenti l'anno prossimo. Mostrate agli atleti che si sono già iscritti quanto ogni contributo sia importante per voi, in modo che non tutti richiedano il rimborso della quota di iscrizione e che possibilmente partecipino alla campagna di raccolta fondi.

Quali sono i costi in caso di annullamento?

Consideriamo il nostro rapporto con gli organizzatori una partnership: per questo ci impegneremo a trovare la soluzione migliore individualmente con ognuno di voi, tenendo presente che il nostro obiettivo è quello di generare il minor impatto possibile in termini di costi.

Se il vostro evento viene cancellato entro 60 ore prima della partenza del team Datasport, a differenza di altri fornitori di servizi, vi fattureremo soltanto le spese effettivamente sostenute, e nessun importo o penale per mancato svolgimento della manifestazione. Datasport cercherà di venirvi in contro il più possibile.

Se il vostro evento viene annullato con un preavviso molto breve (meno di 60 ore prima della partenza da Datasport), l'intero importo è teoricamente dovuto. Tuttavia, anche in questi casi, cercheremo insieme a voi di vedere quali soluzioni possiamo trovare per ridurre i costi comuni. 

In entrambi i casi è importante informare al più presto Datasport, in modo da poter agire immediatamente. 

Cosa succede con le iscrizioni e le quote d'iscrizione?

Ci sono molti modi per gestire le iscrizioni e le quote di iscrizione. La soluzione giusta dipende dalle circostanze e dalle vostre esigenze individuali. Il nostro SSM lavorerà con voi per trovare la soluzione migliore per il vostro evento. 

Ecco una panoramica di alcune possibilità:

  • Le iscrizioni vengono trasferite gratuitamente all'anno successivo (è possibile trasferirne anche solo una parte).
  • Verrà fornito agli iscritti uno sconto utilizzabile per iscriversi alla prossima edizione.
  • Viene fornito agli iscritti un buono Datasport con l'intero importo o una parte della quota d'iscrizione.
  • Le iscrizioni sono rimborsate ai partecipanti in tutto o in parte:
    • Si sconsiglia il rimborso attraverso i metodi di pagamento originariamente utilizzati a causa delle spese che ne derivano.
    • Saremo lieti di informare i partecipanti a nome vostro e daremo loro la possibilità di fornire i loro dati per il rimborso.
    • Il partecipante può naturalmente decidere di donare la quota d'iscrizione all'organizzatore.
    • Possiamo occuparci dei rimborsi, che verranno fatto in modo atumatizzato (è possibile rimborsare  anche solo una parte delle quote di iscrizioni).
Le iscrizioni sono coperte dall'assicurazione annullamento?

Secondo le condizioni generali dell'assicurazione annullamento ERV, le tasse d'iscrizione non sono coperte in caso di annullamento della manifestazione.

Qui potete saperne di più su ciò che è effettivamente assicurato.
 

Cosa devono considerare gli organizzatori degli eventi autunnali?

Partendo dal presupposto che i grandi eventi siano di nuovo consentiti in autunno, vi consigliamo di rallentare le attività per ridurre i costi sostenuti. Prima di farlo, tuttavia, è necessario assicurarsi che le condizioni generali di contratto debbano essere accettate nel modulo d'iscrizione, in modo da essere coperti in caso di bisogno. Si consiglia inoltre di posticipare l’apertura delle iscrizioni online o di sospenderle provvisoriamente se già aperte.

Pensate a come convincere gli atleti a partecipare al vostro evento. In autunno ci sarà una sovrabbondanza di eventi. In altre parole, la concorrenza sarà maggiore del normale. Ma anche il desiderio degli atleti di gareggiare sarà grande. Cercate una collaborazione con gli eventi primaverili, che potrebbe essere fruttuosa per entrambe le parti in futuro.

Oltre ad intervenire sulle iscrizioni online, raccomandiamo di mantenere regolarmente informati gli iscritti e cercare nuovi partecipanti tramite la nostra popolare newsletter Datasport, che viene inviata a più di mezzo milione di atleti.