Informations pour les organisateurs

Le virus corona nous tient fermement en main et est omniprésent dans les médias et sur tous les canaux. Pas étonnant, puisque nous sommes dans une situation très grave en Suisse, en Europe et dans le monde entier. Nous aimerions être à vos côtés en tant qu'organisateurs et vous donner les meilleurs conseils possibles. 

Vous trouverez ici les questions et réponses les plus importantes, que nous compléterons si nécessaire et que nous tiendrons à jour.

Comment est-ce que Datasport peut m'aider ?

Cette "situation extraordinaire" nous frappe aussi durement. Néanmoins, ton Sport Service Manager (SSM), bien qu’il travaille désormais depuis la maison, est toujours là pour toi et t’aidera à trouver la meilleure solution pour ton événement en cas d'annulation, car chaque événement est spécial et a contexte différent. Il est donc très important pour nous d’être à tes côté, de te conseiller et de te faire profiter de notre expérience. 

Quelles alternatives ai-je en tant qu'organisateur?

Le manque de sécurité dans la planification a un effet très inhibiteur. Cependant, Datasport vous offre de réelles solutions avec des formats alternatifs ou des installations permanentes en complément ou en remplacement de l’édition principale de votre évènement. Les avantages sont nombreux:

  • L'événement ne sera pas oublié, ce qui peut arriver en cas d'annulation (surtout en cas d’annulation de deux éditions de suite).
  • Les athlètes qui veulent un évènement physique se voient offrir quelque chose.
  • Les sponsors peuvent se voir proposer une plateforme de communication attractive.
  • Habilement mis sur pieds, le projet génère un gain financier.
  • Cela vous permet d’interagir avec vos athlètes, car il y a quelque chose à communiquer.
  • Les entreprises locales peuvent être impliquées dans la logistique sur place.

Contactez votre Sport Service Manager. Il vous aidera à définir quel format convient le plus à votre événement et quoi peut être mis en œuvre.

Dois-je annuler ma manifestation ?

En premier lieu, tu dois considérer les instructions de la Confédération suisse, des cantons ou des autorités de ton pays dans tes réflexions quant à l’organisation ou non de ton événement. Analyse ensuite la possibilité de reporter ton événement, vérifie si cela est logistiquement possible et si une date de report est envisageable. Si cela ne devait pas être le cas et avant de prendre la décision d’annuler ta manifestation, nous t’encourageons à prendre en compte les aspects suivants : le nombre de participants inscrits, le temps restant jusqu’à l’événement, les contrats de sponsoring, le travail effectué jusqu’à aujourd’hui et finalement le travail qui serait effectué jusqu’à la prochaine prise de décision possible.

Nous t’aidons et te conseillons très volontiers dans cette décision difficile.

Que dois-je prendre en considération en cas de report ?

Le report est, à notre avis, une solution judicieuse pour la plupart des événements, car de nombreux problèmes causés par une annulation peuvent ainsi être évités. Les sponsors, par exemple, obtiennent leur visibilité et les athlètes leur course, tandis que la perte financière est limitée. Toutefois, il convient de noter qu'en automne, il faut éviter que trop d'événements se disputent le même jour, et se fassent ainsi concurrence. 

Si tu envisages de reporter ton événement, prends d’abord contact avec ton Sport Service Manager, il t’aidera à trouver la meilleure date de report possible. Dès qu'une nouvelle date est fixée, les athlètes doivent être informés par e-mail et par SMS. 

En cas de report, des frais peuvent également être occasionnés, uniquement si des services supplémentaires sont fournis. Il s'agit notamment des frais de communication (SMS, e-mail) ou d’éventuels remboursements (si tu proposes cela aux athlètes qui ne souhaitent pas participer à l’événement à la nouvelle date). Dans tous les cas, nous t’aiderons à effectuer ce travail de la manière la plus efficace possible et en limitant les coûts. 
 

Que dois-je prendre en considération en cas d'annulation ?

Une annulation doit être bien réfléchie, car de nombreuses personnes sont impliquées : toi, les sponsors, les partenaires de service et les athlètes. Il est très important que tu communiques ouvertement avec eux et que tu pèses soigneusement le pour et le contre.

Si le report n’est pas une option envisageable, nous recommandons d'annuler immédiatement ou alors dès que possible. Il est important que tu puisses limiter la perte financière autant que possible. Ce concernant, nous faisons notre possible pour réduire au maximum les coûts concernant ton événement, et nous sommes à ton écoute et voulons t’aider à trouver la meilleure solution.

En cas d'annulation, tu dépends de la bonne volonté de tes sponsors et de tes athlètes. Fais tout ton possible pour qu’ils soient de ton côté et pour t’assurer qu’ils seront présents l’année prochaine. Montre aux athlètes qui sont déjà inscrits à quel point chaque franc est important et encourage-les à renoncer à être remboursés ou à faire un don pour ta manifestation dans le cadre de notre campagne de collecte de fonds.

Quels sont les coûts en cas d'annulation ?

En tant que société de services, notre but est de collaborer avec toi en tant que partenaire sur le long terme. C’est pourquoi, nous voulons chercher la meilleure solution, personnalisée, avec chaque organisateur. Notre objectif est de générer le moins de coûts possible pour toi.

Si ton événement est annulé plus de 60 heures avant le départ de l’équipe Datasport, nous facturons uniquement les frais réels engagés, et non pas de forfait pour les services non fournis, contrairement à d'autres prestataires de services. Tu peux compter sur la bonne volonté de Datasport en tant que partenaire. 

Si ton événement devait être annulé dans un délai très court (moins de 60 heures) avant le départ de Datasport, la totalité du montant est théoriquement du. Toutefois, même dans ce cas, nous examinerons avec toi les solutions que nous pouvons trouver pour réduire les coûts communs. 

Dans les deux cas, il est important d'informer immédiatement Datasport afin que nous puissions réagir immédiatement à la nouvelle situation. 
 

Que se passe-t-il avec les inscriptions et les montants d’inscription ?

Il existe de nombreuses façons de gérer les inscriptions et les montants d’inscription. La bonne solution dépend de ta situation et de tes besoins individuels. Notre SSM fera son possible pour t’aider à trouver la meilleure solution pour ton événement. 

Voici un aperçu de quelques possibilités :

  • Les inscriptions sont reportées gratuitement à l'année suivante (possible aussi partiellement)
  • Les participants inscrits reçoivent une réduction sur l’inscription de l'année prochaine
  • Les participants inscrits reçoivent un bon Datasport avec le montant total ou une partie de ce dernier
  • Les inscriptions sont remboursées aux participants en totalité ou en partie :
    • Il n'est pas recommandé de procéder à un remboursement par le biais des moyens de paiement utilisés lors de l’inscription en raison des frais qui en découlent.
    • Nous avons la possibilité contacter chaque participant pour vous et de récupérer ses coordonnées bancaires.
    • Durant cette procédure, chaque participant peut avoir la possibilité de faire don de son inscription à l’organisateur ou de la transmettre à l’année suivante.
    • Pour terminer, nous avons la possibilité d’effectuer des remboursements de façon automatisée grâce aux données récoltées. Les remboursements partiels sont bien sûr aussi possibles. 
       
Que paie l'assurance annulation ?

Selon les conditions générales de l'assurance annulation ERV, les frais d'inscription ne sont pas couverts en cas d'annulation de la manifestation.

Tu trouveras ici les cas qui sont assurés.

Que doivent garder à l'esprit les organisateurs d’événements prévus en automne ?

En partant du principe que les grands événements seront à nouveau autorisés dès l’automne, nous te recommandons de réduire tes opérations actuelles afin de limiter tes coûts. Avant cela, tu devrais vérifier que les conditions générales de ton événement doivent bien être acceptées dans le formulaire d'inscription afin d’être couvert dans le cas où la situation ne s’était pas améliorée d’ici là. Nous te recommandons également de reporter l’ouverture des inscriptions en ligne voir même de les fermer provisoirement.

Réfléchis ensuite à la manière dont tu pourrais acquérir plus de participant pour ton événement. En automne, il y aura une offre excédentaire d'événements. En d'autres termes, la concurrence sera plus forte que la normale. Mais la faim des athlètes la sera tout autant. Recherche une collaboration avec des événements printaniers qui pourrait être fructueuse pour les deux parties à l'avenir.

En dehors de nos conseils concernant l'inscription en ligne, nous te recommandons de prendre soin des athlètes de ta base de données et de communiquer avec eux par le biais d’une newsletter. Nous te rappelons également la possibilité de promouvoir ton événement dans notre newsletter populaire envoyée à plus d’un demi-million d’athlètes.